Projekt Beschreibung
Case Study
Bremer Stiftungs-Service: Rund 5.000 Arbeitsaufträge im Jahr –
per App einfach effizienter abwickeln
Der Kunde
Die Bremer Stiftungs-Service GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Bremer Heimstiftung. Als Treuhänder für deren Liegenschaften kümmert sie sich um das Facility Management der rund 30 Senioren- und Pflegeeinrichtungen der Stiftung. Um Neubau-, Umbau- und Instandhaltungsmaßnahmen optimal erledigen zu können, beschäftigt die Bremer Stiftungs-Service GmbH unter anderem auch Architekten und Handwerker.
Die Ausgangssituation
Seit gut 10 Jahren setzt die Bremer Stiftungs-Service GmbH KeyLogic im Rahmen des Budget- und Projektcontrollings, aber auch zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ein. Die Auftragserteilung erfolgte bisher über Ausdrucke aus KeyLogic, die an die ausführenden Handwerker ausgegeben wurden. Diese erfassten Arbeitsergebnisse und Aufwände per Hand, bevor die entsprechenden Daten dann von Mitarbeitern aus der Verwaltung wieder in KeyLogic erfasst wurden.
Die Ausgangssituation
Seit gut 10 Jahren setzt die Bremer Stiftungs-Service GmbH KeyLogic im Rahmen des Budget- und Projektcontrollings, aber auch zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ein. Die Auftragserteilung erfolgte bisher über Ausdrucke aus KeyLogic, die an die ausführenden Handwerker ausgegeben wurden. Diese erfassten Arbeitsergebnisse und Aufwände per Hand, bevor die entsprechenden Daten dann von Mitarbeitern aus der Verwaltung wieder in KeyLogic erfasst wurden.
Die Herausforderung
Doppelte Datenerfassung – analog auf dem Auftragszettel und digital in KeyLogic –
vermeiden und so Aufwände reduzieren
- Für alle, die im Zusammenhang mit Aufträgen Stunden erfassen
- Mobil nutzbare Lösung
- Einfach zu handhaben
- Direkte Anbindung an die KeyLogic-Datenbank
Die KeyLogic-Antwort
- Die KeyLogic-App „Arbeitsaufträge“
- Auf Smartphone und Tablet mobil nutzbar
- Jeder Handwerker hat seine Arbeitsaufträge im Blick, kann sie in der App mobil bearbeiten, Leistungen erfassen und Ergebnisse dokumentieren
- automatischer Abgleich mit der KeyLogic-Datenbank
- Online und offline nutzbar: Datenabgleich sobald Netz vorhanden
- Intuitive Nutzerführung
Die Ergebnisse
- Zukünftig lassen sich alle jährlich anfallenden rund 5.000 Arbeitsaufträge aus 3.450 Projekten per App abwickeln – das bedeutet effizienteres Arbeiten sowie schnellere Auftragsabwicklung und -erfassung.
- Monatlicher Verwaltungsaufwand um 20 Stunden reduziert – durch das direkte Erfassen von Arbeitsaufwand und -ergebnis in der App und den automatischen Abgleich mit der Datenbank
- Deutlich schnellere Rechnungsstellung – die Info „Auftrag erledigt“ erreicht das System sofort. Alle für die Rechnungsstellung relevanten Daten werden direkt an das System übertragen.
- Kürzere Reaktionszeiten – neue Aufträge sind überall sofort über die App einsehbar. Übermittlungen kurzfristiger Aufträge per Fax und die damit verbundene Abhängigkeit von Büroöffnungszeiten vor Ort sind Geschichte.
- Zeiten flexibler planen – bei neu erteilten Aufträgen kann der Ausführende situativ neu entscheiden, welchen Auftrag wann angehen.
- Mehr Dokumentationsmöglichkeiten – Fotos und andere zum Auftrag gehörende Dokumente über die App ganz einfach miterfassen.
- Auslastungen im Blick – anhand der per App ans System übertragenen Daten immer aktuell ermitteln: Welcher Mitarbeiter ist mit seinen Arbeitsaufträgen wie stark ausgelastet?
Fazit
- Mit der App „Arbeitsaufträge“ werden Prozesse effizienter gestaltet, die doppelte Datenerfassung entfällt.
- Rechnungen können schneller gestellt und so die Liquidität verbessert werden.
- Alle Beteiligten profitieren: Handwerker, Architekten und Verwaltungsmitarbeiter.
- Mit der App kommen Arbeitsaufträge sofort an und können schneller bearbeitet werden.
- Die App sorgt für eine immer aktuelle Auftragsübersicht und verbesserte Planungsmöglichkeiten.
Case-Studies
Usecase: Raumbelegungen im Blick haben
Das Arbeitsleben ist flexibler geworden: In vielen Unternehmen arbeiten Menschen, mal an diesem Standort, mal an jenem, mal vom Homeoffice aus. Im Büro brauchen Sie deshalb keinen festen Schreibtisch, sondern ein freies Working-Space.
Bremer Stiftungs-Service
Die Bremer Stiftungs-Service GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Bremer Heimstiftung. Als Treuhänder für deren Liegenschaften kümmert sie sich um das Facility Management der rund 30 Senioren- und Pflegeeinrichtungen der Stiftung. Um Neubau-, Umbau- und Instandhaltungsmaßnahmen optimal erledigen zu können, beschäftigt die Bremer Stiftungs-Service GmbH unter anderem auch Architekten und Handwerker.
Olympiastadion Berlin GmbH
Die Olympiastadion Berlin GmbH betreibt das gleichnamige Fünf-Sterne-Stadion, wo neben hochkarätigen Fußball- und anderen Sportveranstaltungen auch kulturelle Großereignisse und Businessevents stattfinden. Sie ist für den kompletten Betrieb verantwortlich und erzielt Einkünfte aus dessen Vermarktung. Alleiniger Gesellschafter ist das Land Berlin.
OMEGA Immobilien Service GmbH
Die OMEGA Immobilien GmbH mit Hauptsitz in Köln hat sich innerhalb weniger Jahre vom Newcomer zur Immobiliengruppe an deutschlandweit 16 Standorten mit rund 130 Mitarbeitern und einem verwalteten Immobilienvermögen von gut 3,3 Mrd. Euro (Stand 2018) entwickelt. Schon früh hat die Tochtergesellschaft OMEGA Immobilien Service GmbH auf KeyLogic gesetzt, um für ihre Kunden ein ganzheitliches Gebäudemanagement sicherzustellen.
Mehr als 480 DEPOT-Filialen, eine CAFM-Software: KeyLogic
Mit ihrer Marke DEPOT ist die Gries Deco Company seit Jahren auf Wachstumskurs. Für die Betreuung und Bewirtschaftung der Filialen setzt das zuständige Facility-Management-Team auf KeyLogic: Weil es perfekt in bestehende Systeme integrierbar ist, alle Teilthemen abdeckt, schnell einsatzbereit ist und …