Von wegen Dornröschenschlaf. Der Landkreis Bad Kissingen ist ein Beispiel für vorausschauendes und professionelles Facility Management, von dem auch so mancher privatwirtschaftliche Betrieb lernen könnte. Im folgenden Beitrag illustrieren wir die sechs zentralen Erfolgsfaktoren, die zum Erfolg der Facility Management Einführung führten.

Bad Kissingen, der Bäderlandkreis. Am südlichen Rand der Rhön gelegen gehören gleich drei bekannte Kurorte zur unterfränkischen Region: die bayerischen Staatsbäder Bad Bocklet, Bad Brückenau und Bad Kissingen.

Ausgangspunkt für die Einführung eines professionellen Facility Managements war das Bestreben des Landkreises, die internen Prozesse zu optimieren und die vorhandenen Ressourcen nachhaltig und schonend zu nutzen. Treibende Kraft ist Landrat Thomas Bold: »Wir haben uns systematisch unsere Workflows angeschaut und überlegt, wo wir Mehrfacharbeit, unverträglich lange Bearbeitungszeiten und Fehlerquellen beseitigen können«, beschreibt der Landrat seine Motivation. Ergebnis war ein 2005 erstellter E-Government-Masterplan, auf dessen Tagesordnung auch die Facility Management-Einführung stand.

»Damit«, so Thomas Bold, »wollten wir die Qualität unserer Leistungen erhöhen und zugleich ökonomisch effizienter wirtschaften.«

Auf diese Weise profitiert Bad Kissingen doppelt. Einerseits kann die Qualitätssteigerung, um die Kommunen und Landkreise schon aus wettbewerbstechnischen Gründen nicht umhin kommen, langfristig kostenneutral vollzogen werden. Andererseits können durch optimierte Prozesse, etwa im Vertragsmanagement, der Wartung und Instandhaltung oder im Straßenmanagement, unmittelbar Kosten gesenkt werden.

1. Erfolgsfaktor: Motivation durch klare und nachvollziehbare Ziele

Vor dem Masterplan war Facility Management kein Thema in Bad Kissingen. Für die Einführung eines professionellen Facility Managements war das Vorteil und Nachteil zugleich. Vorteil, weil der Landkreis auf keinerlei »Altlasten« Rücksicht nehmen musste. Nachteil, weil das notwendige Know-how schlicht nicht vorhanden war. Thomas Bold: »Wir haben uns also 2006 in aller Ruhe sachkundig gemacht und die durch den Masterplan vorgegebenen übergeordneten Ziele für das Facility Management konkretisiert.«

Der Wert dieser Zielkonkretisierung ist nicht zu unterschätzen. Denn Ziele sind nicht einfach nur Bausteine im Projektmanagement. Sie haben, richtig formuliert und kommuniziert, einen stark motivierenden Charakter (s. Abb. 1). »Ausgangspunkt unseres Denkens war die Tatsache, dass Objekte und Liegenschaften Wirtschaftsgüter sind, die wie alle Wirtschaftsgüter wirtschaftlich betrachtet und eingesetzt werden sollten«, formuliert Thomas Bold. »Nur so können wir unsere Ressourcen im Sinne der Bürger und zum Nutzen des gesamten Landkreises einsetzen«.

Zieldefinition

Die konkreten Facility Management-Ziele in Bad Kissingen

• Erhaltung und Entwicklung der Liegenschaften
• Entwicklung von Qualitätsstandards für interne und externe Dienstleistungen
• verantwortlicher und umweltbewusster Umgang mit den vorhandenen Ressourcen
• effizientes und transparentes Wirtschaften
• Schaffung von Entscheidungsgrundlagen für Investitionen

Im Zuge der Doppik-Einführung kommen folgende Ziele hinzu:

• Grundlage für Budgetierungen
• Basis für Kosten-Leistungs-Rechnung
• höhere Effizienz bei Folgeinventuren

2. Erfolgsfaktor: integrierendes Projektteam unter fachkundiger Leitung

Der Erfolg einer Facility Management-Einführung hängt zu großen Teilen von der Bereitschaft aller Beteiligten ab, den gesamten Prozess mitzutragen – von der Definition der Prozesse über die darauf aufbauenden organisatorischen Anpassungen bis hin zu einer aktiv gelebten Facility Management-Praxis. Konkret heißt das, zentrale Entscheidungsträger und Anwender möglichst früh in den Prozess einzubeziehen. Landrat Thomas Bold hat deshalb ein zunächst fünfköpfiges Projektteam initiiert. Mit der Kopplung an die Doppik-Einführung wurde das Team auf sieben Personen erweitert.

Wie die Praxis im Bäderlandkreis zeigt, ist es wichtig, gerade zu Beginn der Facility Management-Einführung ein erhebliches Zeitbudget für Meetings und persönliche Gespräche einzuplanen. »Um die gesetzten Ziele vollständig und ohne Abstriche zu erreichen, können wir Facility Management nicht einfach verordnen, wir müssen die Beteiligten vom Sinn und Nutzen überzeugen«, ist sich Thomas Bold sicher. Deshalb hat er Projektleiter Gerhard Kauf nicht nur von allen anderen Tätigkeiten freigestellt, sondern ihm frühzeitig ermöglicht, sich durch zusätzliche Schulungen optimal auf die Aufgabe vorzubereiten.

Gerhard Kauf kann die Auffassung nur bestätigen, dass vor allem in der Planungsund Einführungsphase die weichen Faktoren eine harte Bedeutung haben: »Viele Mitarbeiter sind Anfangs verunsichert. Sie befürchten eine steigende Arbeitsbelastung, den geforderten Leistungen nicht gerecht zu werden oder sich selbst um den Arbeitsplatz zu bringen – vor allem wenn sie den größten Teil ihres Berufslebens schon hinter sich gebracht haben.« Es komme darauf an, den Mitarbeitern diese oft gar nicht bewussten Ängste zu nehmen und sie zur aktiven Mitarbeit zu motivieren, bei der Einführung wie auch im täglichen Routinebetrieb. »Andernfalls ist es so, als würden Sie einen Porsche kaufen und dann nur im ersten Gang durch die Gegend fahren«.

3. Erfolgsfaktor: Definition der Prozesse und organisatorische Anpassung

Die Einführung eines effizienten Facility Managements setzt eine klare Definition der Prozesse voraus. Die Faustregel lautet: Je stärker die Kompetenzen gebündelt sind, desto geringer ist der operative Aufwand. Auch Schulungen und Know-how-Zuwachs sind deutlich effektiver, wenn die Beteiligten regelmäßig mit einem CAFMSystem arbeiten, als wenn dies nur sporadisch geschieht. Deshalb hat sich der Landkreis bereits vor der Auswahl und Implementierung eines CAFM-Systems dazu entschieden, die Verantwortlichkeiten in zwei Sachgebieten zu bündeln: »Bauen und Umweltschutz« sowie »Allgemeine Angelegenheiten«.

Auswahlkriterien CAFM

• Präsentation des Produktes
• Oberfläche und Handling
• Schnittstellen
• Funktionalitäten
• Flexibilität im Customizing
• browserfähiger Viewer
• Preis-Leistungsverhältnis

4. Erfolgsfaktor: CAFM-Software und Hersteller bewerten

Die Auswahl des CAFM-Systems wurde von der Projektgruppe getroffen. »Uns war wichtig, dass hier Kollegen versammelt sind, die später mit dem Tool arbeiten«, erläutert Gerhard Kauf. Aus einer großen Zahl von Herstellern hat das Team in einer ersten Stufe acht Systeme ausgewählt, wobei zunächst Gestaltung und Nutzerführung im Vordergrund standen.

Die Hersteller bekamen anschließend die Gelegenheit zu einer intensiveren Präsentation. Dabei ging es dem Projektteam nicht nur um »Features and Functions«, wie Gerhard Kauf betont: »Wir haben auch darauf geachtet, wie die Hersteller unsere Anforderungen in die Präsentation einbezogen haben. Bereits hier hat sich BFM positiv herausgehoben«.

Neben einigen kritischen Eigenschaften und Funktionalitäten (siehe Abb. 2) waren dem Projektteam vor allem zwei Punkte wichtig. Gerhard Kauf: »Wir wollten mit den Entwicklern sprechen. Damit haben wir sichergestellt, dass der Hersteller das von uns geforderte Customizing auch anforderungsgerecht umsetzt. Und wir haben drauf geachtet, dass der Hersteller selbst im operativen Facility Management tätig war und die kritischen Punkte in den Prozessen aus eigener Erfahrung kennt«.

Vor allem die Nähe BFMs zum operativen Geschäft hat sich später als ausgesprochen hilfreich erwiesen, wie Gerhard Kauf an einem Beispiel illustriert: »Für die sinnvolle Befüllung des Systems ist ein Raumbuch unabdingbar. Dieses wollten wir aus den vorliegenden CAD-Plänen erstellen. Doch wie sollten wir unsere Pläne, die in unterschiedlichsten Medien und Darstellungsformen vorlagen, sinnvoll in das System integrieren? Die CAD-Spezialisten von BFM haben uns nicht nur einen gangbaren Weg aufgezeigt, sondern uns auch in der Umsetzung und durch die Schulung unserer Mitarbeiter unterstützt«. Hinzu kam, dass BFM mit KeyData ein Werkzeug für die Datenerfassung bereithält, mit dem die Liegenschaften und Objekte äußerst einfach und schnell aufgenommen werden konnten.

Nicht die Größe des Herstellers ist das entscheidende Kriterium für die Qualität eines CAFM-Herstellers, wie Landrat Thomas Bold feststellt. »Aus unserer Erfahrung lässt sich sagen: Wer ein CAFM-System auswählt, sollte selbstverständlich auf die Funktionalitäten schauen, aber auch darauf, ob der Hersteller die Komplexität des Projektes verstanden hat, kurze Wege im Customizing gewährleistet und auftretende Probleme sachkundig und kreativ lösen kann.«

5. Erfolgsfaktor: Kopplung mit Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung

Eine zentrale Aufgabe kommt dem Facility Management im Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung (FiBu) und der Anlagenbuchhaltung (AnBu) zu. Denn erst auf der Grundlage von konkret zuzuordnenden Kosten – beispielsweise in Wartung und Instandhaltung – sowie einer Kontrolle über Garantien und andere vertraglich zugesicherte Leistungen lassen sich realistische Budgets in den Haushaltsplan einstellen und im Nachgang bewerten.

Um ein reibungsloses Zusammenspiel der Systeme sicherzustellen, sollte das Projektteam zunächst festlegen, bei welchen Daten welche Systeme führend sind. Anschließend müssen die Schnittstellen, sofern nicht als Standard-Schnittstellen vorhanden, entwickelt werden. So ist im Landkreis Bad Kissingen beispielsweise das CAFM-System bei der Erfassung der Vermögensgegenstände und Belege führend, während die buchhalterische Soll-Stellung im FiBu-System erfolgt. Das FiBu-System übergibt die Vermögensgegenstände einschließlich der Vermögenswerte an das AnBu-System. Dieses wiederum teilt dem CAFM-System mit, welche Vermögensgegenstände erfasst und welche ausgebucht sind. Besonders letzteres ist bedeutsam, damit im CAFM-System keine veräußerten Objekte geführt werden (siehe Abb. 3).

6. Erfolgsfaktor: Organisationshandbuch

Die Pflege eines CAFM-Systems bedeutet gegenüber der händischen Pflege von Daten keinen Mehraufwand – vorausgesetzt, die Daten werden effizient gepflegt. Deshalb ist die Einführung eines Organisationshandbuches ein absolutes Muss, wie Gerhard Kauf betont: »Die Dateneingabe muss immer nach dem gleichen Verfahren und dem gleichen Muster erfolgen. Andernfalls kann das System keine brauchbaren Auswertungen fahren. Schlimmer noch, Doppellungen von Datensätzen, die ja gerade vermieden werden sollen, schleichen sich ein und müssen mühsam bereinigt werden.«

Dies gilt auch für externe Dienstleister, wie das Beispiel CAD zeigt. So gibt das Organisationshandbuch des Landkreises künftig auch die Raumstempel vor. Dadurch erhält die Verwaltung von allen Architekten und Ingenieuren CAD-Pläne, die an den gleichen Orientierungspunkten ausgerichtet und mit identischen Layer-Bezeichnungen und Objektbeständen versehen sind. »Für das Landratsamt bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung«, freut sich Thomas Bold.