Würde man die Einführung von CAFM-Systemen mit einer Landschaft vergleichen, so gliche sie vielleicht einer Bergwiese in den Alpen: voller Blumen, in allen erdenklichen Farben und Formen, manche im Frühling, andere im Sommer blühend. Aus dieser Vielfalt darf man jedoch nicht den Schluss ziehen, dass Implementierungsprojekte nicht planbar sind. Im Gegenteil. Gerade weil sie so unterschiedlich sind, kommt es auf eine sorgfältige Planung und ein professionelles Projektmanagement an.

Viele Unternehmen scheuen den aus ihrer Sicht unkalkulierbaren Aufwand und das Risiko des Scheiterns einer CAFM-Einführung. »Wie kommen unsere Daten in das System? Schaffen wir das überhaupt? Übersteigen die Kosten für die Einführung nicht den Nutzen des Systems?« Und: »Was geschieht, wenn der ganze Aufwand vergebens war und wir die Facility Management Anwendung gar nicht nutzen können?«

Wir wissen aus zahlreichen CAFM-Projekten, dass die Implementierung in der Tat ein Kraftakt sein kann. Mit einer systematischen und strukturierten Planung wird sie jedoch beherrschbar. Entscheidend dabei ist es, dass Kunde und Implementierer sich die Anforderungen und die Rahmenbedingungen genau anschauen und dann den Weg individuell gestalten.

CAFM-Einführungen leuchten in allen Farben

So wie die Blumen der Bergwiese für den Betrachter ganz unterschiedlich aussehen, aber doch fast alle Stengel, Blätter und Blüten haben, so gestalten sich Implementierungsprojekte äußerst individuell und beruhen in ihrer Planung und Realisierung doch auf den gleichen Prinzipien.

Unterschiedlich sind in fast allen Fällen die Anforderungen der Anwender. Gleich sind die Methoden, mit denen wir diesen Anforderungen begegnen. Zahlreiche Projekte benötigen ein individuelles Customizing, fast alle die Kopplung an bestehende Systeme und in allen Projekten müssen die Mitarbeiter geschult werden.

Die Unterschiede liegen vor allem in der Organisation der CAFM-Implementierung. Ist ein Prototyp sinnvoll oder wird KeyLogic doch gleich komplett befüllt? Und: Wann müssen die Schnittstellen spezifiziert und realisiert werden?

Gerade die letzte Frage ist für die CAFMImplementierung von großer Bedeutung. Denn FM-Lösungen dürfen keine Insellösungen sein. Im Gegenteil, sie sollten bestehende Insellösungen ablösen und damit eine mehrfache Datenerfassung und Datenhaltung verhindern. Auch für die IT-Systemadministratoren ist die Pflege einer einzelnen, übergreifenden Lösung einfacher.

Vorgehen detailliert planen

Besonders wichtig ist es, dass alle Beteiligten gemeinsam das Vorgehen so frühzeitig wie möglich planen. Die Installation und das Customizing der Software, die Übernahme und die Erfassung der Daten sowie die Schulungen sollten miteinander verschränkt werden.

Ein möglicher Weg besteht darin, mit einem Pilotprojekt zu starten, einem Prototyp, der sich beispielsweise zunächst auf ein einzelnes Gebäude beschränkt. Anhand eines solchen Prototyps können alle Prozesse, Funktionalitäten und die erforderlichen Schnittstellen getestet werden.

Nach Abnahme des Pilotprojekts kann der Anwender dann das System Gebäude für Gebäude befüllen. Dieses Vorgehen erleichtert es dem Anwender zudem, Datenerfassung und Datenimport mit eigenen Mitteln zu bewältigen, da die Befüllung der Software nicht auf einen Schlag erfolgt. Erleichternd wirkt auch, dass das KeyLogic-Team den Anwendern zahlreiche Import-Vorlagen und Kataloge zur Verfügung stellt, die die Migration der vorhandenen Daten erheblich beschleunigen.

Ein weiterer Vorteil von Pilotprojekten liegt darin, dass bei einem Vorgehen nach Gebäuden von Anfang an alle Beteiligten mitwirken und dadurch die Gefahr gebannt wird, dass die CAFM-Implementierung versandet (siehe dazu auch den Beitrag In der Wüste lauert der Tod: CAFM Einführung zwischen Trugbild und Realität).