Betreiberverantwortung: Umweltmanagementsystem

Artikel von Andrea Haftner, FM-Plus Facility Management GmbH für Wissenschaft + Kultur in NOE

 

Betreiberverantwortung durch Umsetzung eines Umweltmanagementsystems (UMS)

FM-Plus beteiligt sich seit dem Jahr 2011 am Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagementsystem (UMS) und die Umweltbetriebsprüfung EMAS und hat sich in Übereinstimmung mit den Anforderungen der EN ISO 14001 und der EMAS-Verordnung (VO) verpflichtet, ein Umweltmanagementsystem einzuführen, zu verwirklichen, zu dokumentieren, aufrechtzuerhalten und ständig zu verbessern.

Die Vorgaben des Umweltmanagementsystems sind eine wesentliche Erleichterung für die Umsetzung eines wirksamen Pflichtenmanagements und dienen dem Nachweis, dass die vorgeschriebenen Pflichten erfüllt und zumutbare Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden durchgeführt werden (Unternehmenspflichten).

Das UMS-Handbuch führt unterschiedliche Dokumente wie Vorgaben, Verfahren und Nachweise zusammen, stellt ihre Identifizier- und Auffindbarkeit sicher und regelt das Zusammenspiel im Umweltmanagement. Sämtliche Dokumente werden nach einem einheitlichen Verfahren gelenkt und geführt.

Das innerbetriebliche Pflichtenmanagement wird erfüllt durch eine klare Unternehmensstruktur hinsichtlich der Aufgabenverteilung (Delegation an Mitarbeiter oder Fremdfirmen), eine ausreichende Qualifizierung und Weiterbildung sowie der Einweisung und Überwachung der auszuführenden Tätigkeiten.

Rechtskonformität

Zur Sicherstellung der Rechtskonformität führt die Gesellschaft ein umfassendes Register der Rechtsquellen und der daraus resultierenden Rechtspflichten. Die Aktualisierung des Rechtsregisters erfolgt sechsmal jährlich mit der Aufbereitung der geänderten Rechtspflichten. Änderungen werden im CAFM-System KeyLogic mit der Hinterlegung der Verantwortlichkeit und der Terminsetzung eingepflegt. Einmal jährlich wird mit einem externen Dienstleister ein Workshop zu Thema Legal Compliance abgehalten. Hier werden Rechtsänderungen präsentiert, daraus folgende Fragen diskutiert und in Verbindung mit den neuen gesetzlichen Vorschriften konkrete Pflichten ausgearbeitet. Werden bei der Prüfung Abweichungen festgestellt oder Probleme zur Nachweisführung aufgezeigt, so sind Korrektur-, Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Wiederkehrende, dauernde und einmalige Tätigkeiten und gesetzliche Prüfpflichten aus Rechtspflichten und Bescheidregister sind durch Wartungs- und Abnahme-/Revisionsaufträge sowie Eigenkontrollen abgedeckt und im CAFM-System bei den jeweiligen Anlagen/Gebäuden mit Arbeitsaufträgen und Zuständigkeit hinterlegt.

Über die „klassische“ Rechtskonformität hinausgehend, bewertet FM-Plus in Übereinstimmung mit der EMAS-VO das Rechtsregister auch hinsichtlich seiner Umweltrelevanz. Es werden alle direkten und indirekten Umweltaspekte identifiziert und die daraus resultierenden Umweltwirkungen dargestellt.

Die Umweltbetriebsprüfung im Sinne der EMAS-VO wird im Managementsystem als Audit bezeichnet. Das Umweltbetriebsprüfungsprogramm stellt sicher, dass innerhalb von drei Jahren verlässlich alle systemrelevanten Bereiche der Gesellschaft überprüft werden. Die Prüfung erfolgt auf Basis der Rechtsquellen – Rechte/Pflichten/Verordnungen, in denen die einschlägigen Pflichten aufbereitet sind – und der vorliegenden Bescheidregister. Jährlich werden interne und externe Audits (Überwachungsaudits) durchgeführt. Im letzten Jahr des Umweltbetriebsprüfungszyklus erfolgt eine vollständige Systemprüfung (Re-Zertifizierungs-Audit).

FM-Plus kennt und überwacht laufend die von der Gesellschaft verursachten Umweltaspekte und leitet von dieser Erkenntnis aus adäquate Maßnahmen zur Verminderung von negativen Umweltauswirkungen in Form von gezielten Umweltprogrammen ab.

Autorin

Andrea Haftner

Andrea Haftner, MSc
Geschäftsführung
  • Mitglied im Wissenschaftlichen Beirat des Universitätslehrgangs „Facility Management“ an der Donau-Universität Krems
  • FM-Anwenderpreis „Der Facility Manager“. Von der Tabakfabrik zur Denkwerkstatt (2008)
  • Ausbildungspreis der FMA + IFMA Austria. Masterthese „Der FM-Führungsprozess zur Strukturierung und Bündelung FM-Managementleistungen.“ Donau-Universität Krems (2009)

Unternehmen

FM-Plus Facility Management GmbH
für Wissenschaft + Kultur in NOE
Dr.-Karl-Dorrek-Straße 30
A-3500 Krems

FM-Plus stellt mit ganzheitlich ausgerichteten Facility-Management-Strategien sicher, dass die Standortentwicklung in Krems, Klosterneuburg und Tulln mit den Ansprüchen der Institutionen der Wissenschaft und Forschung und nicht zuletzt mit den Anforderungen unserer Zeit Schritt hält. Die Gesellschaft berücksichtigt die Verknüpfung und Steuerung aller FM-Disziplinen: ökonomische, ökologische, rechtliche, technische und organisatorische. Sie achtet auf eine nachhaltige Entwicklung unter sozialen Aspekten und integriert umweltpolitische Verantwortung.

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