KEYfacts CAFM-Einführung

In der Wüste lauert der Tod
CAFM Einführung zwischen Trugbild und Realität

Die Einführung eines Facility Management-Systems ist nicht trivial. Komplexe Prozesse, zahlreiche betroffene und beteiligte Abteilungen und Personen und nicht zuletzt eine umfangreiche Datenbasis lassen aus dem Traum einer sorglosen CAFM-Einführung schnell einen Albtraum werden. Doch das muss nicht sein.

Problemlose CAFM-Einführungen sind eine Fata Morgana. So mancher Projektleiter, der auf eine einfache CAFM-Einführung vertraute, ist auf halbem Weg verdurstet. So hört man immer wieder Geschichten von CAFM-Systemen, die nie oder nur sehr eingeschränkt in den Betriebgegangen sind.

CAFM in der Bauplanung

Der ideale Zeitpunkt zur Einführung eines Facility Management-Systems ist die Bauplanung. Im Wesentlichen sprechen zwei Vorteile dafür.

Erstens ist die CAFM-Einführung von Beginn an immer günstiger. Datenrecherche und -integration entfallen beispielsweise, wenn rechtzeitig erstellte Vorgaben den kommenden Import von Daten regeln. Das CAFM-System kann dann direkt vom Lieferanten befüllt werden. Zweitens kann das System bereits in der Planungsphase für die Kostenoptimierung der Betriebsführung genutzt werden.

Doch leider verfolgen die an der Planung beteiligten Berufsgruppen häufig unterschiedliche Interessen. Beispielsweise sind manche Architekten eher an einem repräsentativen Bau - einem Denkmal - interessiert, den sie für ihre Reputation nutzen können, der aber selten den Erwartungen der Betreiber entspricht. Ein Umstand, der bei Professor Alexander Redlein von der Universität Wien regelmäßig Unverständnis auslöst.

Qualität der Bewirtschaftung erhöhen

»Planen«, so Redlein, »heißt: Folgen voraussehen. Dieser Grundsatz wird häufig völlig über den Haufen geworfen.« Nötig sei es, die Interessen von Eigentümern, Betreibern und Nutzern in Einklang zu bringen. »Deshalb gehören bereits in der Planungsphase Architekten, Makler, Verwalter und Facility Manager an einen Tisch«, bekräftigt Redlein. Während Makler und Hausverwalter Kenntnisse über den Markt und die Interessen der Mieter einbringen könnten, liege beim Facility Manager die Verantwortung für die Reduktion der Betriebskosten und die Steigerung des Gebäudenutzens.

Je früher die Expertenrunde zusammenkommt, desto besser. So lassen sich die Bedürfnisse künftiger Nutzer oder Mieter ebenso in die Bauplanung einbringen wie arbeitsrechtliche Vorschriften oder eine ergonomische Gestaltung von Arbeitsplätzen. Entscheidend ist, dass die Ergebnisse der Expertenrunde in einem verbindlichen Pflichtenheft festgehalten werden.

Der Regelfall ist jedoch eine CAFM-Einführung im laufenden Betrieb. Hier ist das Gelände anders, unübersichtlicher.

Vor allem der Aufwand für die Implementierung des Systems wird unterschätzt. Die Zeit und die Ressourcen, die für die Erfassung und Aufbereitung der Daten benötigt werden, sind in der Regel viel zu knapp kalkuliert. Interne Projektteams haben Schwierigkeiten mit der realistischen Kalkulation, da sie mit der CAFM-Einführung vollkommenes Neuland betreten. Berater hingegen werden mit der Umsetzung selten betraut.

Pläne sind nicht alles

Walter Liesinger, Geschäftsführer KeyLogic Österreich, plädiert für eine übergangslose Planung und Umsetzung. Er hält es für sinnvoll, bereits parallel zur Beratung einen Software-Prototyp aufzubauen. »Dann kann der Interessent überprüfen, ob das System wirklich funktioniert. Und zwar mit Anwendungsfällen, die aus seiner täglichen Praxis stammen. Erst danach entscheidet der Interessent, ob er das System einführen will.« Beratung und SoftwareEinführung würden in einem iterativen Prozess abgeglichen und optimiert.

»Die Ergebnisse sind bei dieser Methode durchweg qualitativ besser.« Mit dem Prototyp will Liesinger für seine Kunden drei Fragen beantworten. Kann das System die Praxis-Herausforderungen wirklich lösen? Welcher Aufwand entsteht durch die Datenintegration? Und: findet das System die Akzeptanz der Mitarbeiter?

Nach wie vor sind viele Entscheider vor allem von den grafischen Möglichkeiten der CAFM-Systeme begeistert. Eine Begeisterung, die Redlein so nicht teilen kann: »In Wirklichkeit machen viele Unternehmen ihr Facility Management mit ihrem ERP-System«. Der Facility Management Professor aus Wien sieht die vordringliche Aufgabe des Facility Managers in der Planung und Steuerung der FM-Prozesse. Und die ist ohne ein solides Kostenmanagement nicht zu machen. »Im zweiten Schritt geht es dann natürlich auch um die Optimierung des Flächenmanagements. Dann ist die grafische Darstellung der Flächen wertvoll.«

Das Kostenmanagement ist einer der wesentlichen Bestandteile ausgereifter CAFM-Systeme. Neben der flexiblen Abbildung der internen FM-Prozesse. Doch für die Implementierung von CAFM-Systemen benötigen die Anwender nicht nur eine flexible Software, sondern auch den notwendigen Sachverstand und die Erfahrung aus der FM-Praxis. Eine nicht unwesentliche Randbedingung, die bei der Auswahl einer Software nicht immer Berücksichtigung findet.

Auch systematische Befragungen der Mitarbeiter, die mit der Gebäudeverwaltung zu tun haben, sind eher selten. So kommt es mitunter vor, dass sich während der Implementierung plötzlich die Ziele verschieben. Liesinger: »In der Implementierung werden dann die geplanten Prozesse den tatsächlichen Notwendigkeiten angepasst«. Die liegen eher bei Wartung und Instandhaltung oder Auftragsmanagement. »Auch in diesen Fällen«, so Liesinger, »hätte ein Prototyp schon frühzeitig die richtigen Weichen gestellt«.

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