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KEYfacts Facility Management

Verantwortung verpflichtet.

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5. Erfolgsfaktor: Kopplung mit Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung

Eine zentrale Aufgabe kommt dem Facility Management im Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung (FiBu) und der Anlagenbuchhaltung (AnBu) zu. Denn erst auf der Grundlage von konkret zuzuordnenden Kosten – beispielsweise in Wartung und Instandhaltung – sowie einer Kontrolle über Garantien und andere vertraglich zugesicherte Leistungen lassen sich realistische Budgets in den Haushaltsplan einstellen und im Nachgang bewerten.

CAFM System Implementierung
Abb. 3 : Durch das Zusammenspiel des CAFM-Systems KeyLogic (BFM), der Finanzbuchhaltung OK.FIS NKFW und OK.FIS VMB (beide von der AKDB Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) lassen sich nach der Doppik-Einführung 2010 zahlreiche buchhalterische Prozesse kostengünstiger und in deutlich höherer Qualität abbilden.

Um ein reibungsloses Zusammenspiel der Systeme sicherzustellen, sollte das Projektteam zunächst festlegen, bei welchen Daten welche Systeme führend sind. Anschließend müssen die Schnittstellen, sofern nicht als Standard-Schnittstellen vorhanden, entwickelt werden. So ist im Landkreis Bad Kissingen beispielsweise das CAFM-System bei der Erfassung der Vermögensgegenstände und Belege führend, während die buchhalterische Soll-Stellung im FiBu-System erfolgt. Das FiBu-System übergibt die Vermögensgegenstände einschließlich der Vermögenswerte an das AnBu-System. Dieses wiederum teilt dem CAFM-System mit, welche Vermögensgegenstände erfasst und welche ausgebucht sind. Besonders letzteres ist bedeutsam, damit im CAFM-System keine veräußerten Objekte geführt werden (siehe Abb. 3).

6. Erfolgsfaktor: Organisationshandbuch

Die Pflege eines CAFM-Systems bedeutet gegenüber der händischen Pflege von Daten keinen Mehraufwand – vorausgesetzt, die Daten werden effizient gepflegt. Deshalb ist die Einführung eines Organisationshandbuches ein absolutes Muss, wie Gerhard Kauf betont: »Die Dateneingabe muss immer nach dem gleichen Verfahren und dem gleichen Muster erfolgen. Andernfalls kann das System keine brauchbaren Auswertungen fahren. Schlimmer noch, Doppellungen von Datensätzen, die ja gerade vermieden werden sollen, schleichen sich ein und müssen mühsam bereinigt werden.«

Dies gilt auch für externe Dienstleister, wie das Beispiel CAD zeigt. So gibt das Organisationshandbuch des Landkreises künftig auch die Raumstempel vor. Dadurch erhält die Verwaltung von allen Architekten und Ingenieuren CAD-Pläne, die an den gleichen Orientierungspunkten ausgerichtet und mit identischen Layer-Bezeichnungen und Objektbeständen versehen sind. »Für das Landratsamt bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung«, freut sich Thomas Bold.

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KEYfacts

Best Practice
Verantwortung verpflichtet

Landkreis Bad Kissingen als Beispiel für vorausschauendes und professionelles Facility Management

KEYfacts Ausgabe 1/09

KEYfacts rund um CAFM, Facility Management und KeyLogic