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KEYfacts Facility Management

Verantwortung verpflichtet.

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3. Erfolgsfaktor: Definition der Prozesse und organisatorische Anpassung

Die Einführung eines effizienten Facility Managements setzt eine klare Definition der Prozesse voraus. Die Faustregel lautet: Je stärker die Kompetenzen gebündelt sind, desto geringer ist der operative Aufwand. Auch Schulungen und Know-how-Zuwachs sind deutlich effektiver, wenn die Beteiligten regelmäßig mit einem CAFMSystem arbeiten, als wenn dies nur sporadisch geschieht. Deshalb hat sich der Landkreis bereits vor der Auswahl und Implementierung eines CAFM-Systems dazu entschieden, die Verantwortlichkeiten in zwei Sachgebieten zu bündeln: »Bauen und Umweltschutz« sowie »Allgemeine Angelegenheiten«.

Abb 2: Auswahlkriterien CAFM

  • Präsentation des Produktes
  • Oberfläche und Handling
  • Schnittstellen
  • Funktionalitäten
  • Flexibilität im Customizing
  • browserfähiger Viewer
  • Preis-Leistungsverhältnis

4. Erfolgsfaktor: CAFM-Software und Hersteller bewerten

Die Auswahl des CAFM-Systems wurde von der Projektgruppe getroffen. »Uns war wichtig, dass hier Kollegen versammelt sind, die später mit dem Tool arbeiten«, erläutert Gerhard Kauf. Aus einer großen Zahl von Herstellern hat das Team in einer ersten Stufe acht Systeme ausgewählt, wobei zunächst Gestaltung und Nutzerführung im Vordergrund standen.

Die Hersteller bekamen anschließend die Gelegenheit zu einer intensiveren Präsentation. Dabei ging es dem Projektteam nicht nur um »Features and Functions«, wie Gerhard Kauf betont: »Wir haben auch darauf geachtet, wie die Hersteller unsere Anforderungen in die Präsentation einbezogen haben. Bereits hier hat sich BFM positiv herausgehoben«.

Neben einigen kritischen Eigenschaften und Funktionalitäten (siehe Abb. 2) waren dem Projektteam vor allem zwei Punkte wichtig. Gerhard Kauf: »Wir wollten mit den Entwicklern sprechen. Damit haben wir sichergestellt, dass der Hersteller das von uns geforderte Customizing auch anforderungsgerecht umsetzt. Und wir haben drauf geachtet, dass der Hersteller selbst im operativen Facility Management tätig war und die kritischen Punkte in den Prozessen aus eigener Erfahrung kennt«.

Vor allem die Nähe BFMs zum operativen Geschäft hat sich später als ausgesprochen hilfreich erwiesen, wie Gerhard Kauf an einem Beispiel illustriert: »Für die sinnvolle Befüllung des Systems ist ein Raumbuch unabdingbar. Dieses wollten wir aus den vorliegenden CAD-Plänen erstellen. Doch wie sollten wir unsere Pläne, die in unterschiedlichsten Medien und Darstellungsformen vorlagen, sinnvoll in das System integrieren? Die CAD-Spezialisten von BFM haben uns nicht nur einen gangbaren Weg aufgezeigt, sondern uns auch in der Umsetzung und durch die Schulung unserer Mitarbeiter unterstützt«. Hinzu kam, dass BFM mit KeyData ein Werkzeug für die Datenerfassung bereithält, mit dem die Liegenschaften und Objekte äußerst einfach und schnell aufgenommen werden konnten.

Nicht die Größe des Herstellers ist das entscheidende Kriterium für die Qualität eines CAFM-Herstellers, wie Landrat Thomas Bold feststellt. »Aus unserer Erfahrung lässt sich sagen: Wer ein CAFM-System auswählt, sollte selbstverständlich auf die Funktionalitäten schauen, aber auch darauf, ob der Hersteller die Komplexität des Projektes verstanden hat, kurze Wege im Customizing gewährleistet und auftretende Probleme sachkundig und kreativ lösen kann.«

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Verantwortung verpflichtet

Landkreis Bad Kissingen als Beispiel für vorausschauendes und professionelles Facility Management

KEYfacts Ausgabe 1/09

KEYfacts rund um CAFM, Facility Management und KeyLogic