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KEYfacts Facility Management

Verantwortung verpflichtet.

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1. Erfolgsfaktor: Motivation durch klare und nachvollziehbare Ziele

Vor dem Masterplan war Facility Management kein Thema in Bad Kissingen. Für die Einführung eines professionellen Facility Managements war das Vorteil und Nachteil zugleich. Vorteil, weil der Landkreis auf keinerlei »Altlasten« Rücksicht nehmen musste. Nachteil, weil das notwendige Know-how schlicht nicht vorhanden war. Thomas Bold: »Wir haben uns also 2006 in aller Ruhe sachkundig gemacht und die durch den Masterplan vorgegebenen übergeordneten Ziele für das Facility Management konkretisiert.«

Der Wert dieser Zielkonkretisierung ist nicht zu unterschätzen. Denn Ziele sind nicht einfach nur Bausteine im Projektmanagement. Sie haben, richtig formuliert und kommuniziert, einen stark motivierenden Charakter (s. Abb. 1). »Ausgangspunkt unseres Denkens war die Tatsache, dass Objekte und Liegenschaften Wirtschaftsgüter sind, die wie alle Wirtschaftsgüter wirtschaftlich betrachtet und eingesetzt werden sollten«, formuliert Thomas Bold. »Nur so können wir unsere Ressourcen im Sinne der Bürger und zum Nutzen des gesamten Landkreises einsetzen«.

Abb 1: Zieldefinition

Die konkreten Facility Management-Ziele in Bad Kissingen

  • Erhaltung und Entwicklung der Liegenschaften
  • Entwicklung von Qualitätsstandards für interne und externe Dienstleistungen
  • verantwortlicher und umweltbewusster Umgang mit den vorhandenen Ressourcen
  • effizientes und transparentes Wirtschaften
  • Schaffung von Entscheidungsgrundlagen für Investitionen

Im Zuge der Doppik-Einführung kommen folgende Ziele hinzu:

  • Grundlage für Budgetierungen
  • Basis für Kosten-Leistungs-Rechnung
  • höhere Effizienz bei Folgeinventuren

2. Erfolgsfaktor: integrierendes Projektteam unter fachkundiger Leitung

Der Erfolg einer Facility Management-Einführung hängt zu großen Teilen von der Bereitschaft aller Beteiligten ab, den gesamten Prozess mitzutragen – von der Definition der Prozesse über die darauf aufbauenden organisatorischen Anpassungen bis hin zu einer aktiv gelebten Facility Management-Praxis. Konkret heißt das, zentrale Entscheidungsträger und Anwender möglichst früh in den Prozess einzubeziehen. Landrat Thomas Bold hat deshalb ein zunächst fünfköpfiges Projektteam initiiert. Mit der Kopplung an die Doppik-Einführung wurde das Team auf sieben Personen erweitert.

Wie die Praxis im Bäderlandkreis zeigt, ist es wichtig, gerade zu Beginn der Facility Management-Einführung ein erhebliches Zeitbudget für Meetings und persönliche Gespräche einzuplanen. »Um die gesetzten Ziele vollständig und ohne Abstriche zu erreichen, können wir Facility Management nicht einfach verordnen, wir müssen die Beteiligten vom Sinn und Nutzen überzeugen«, ist sich Thomas Bold sicher. Deshalb hat er Projektleiter Gerhard Kauf nicht nur von allen anderen Tätigkeiten freigestellt, sondern ihm frühzeitig ermöglicht, sich durch zusätzliche Schulungen optimal auf die Aufgabe vorzubereiten.

Gerhard Kauf kann die Auffassung nur bestätigen, dass vor allem in der Planungsund Einführungsphase die weichen Faktoren eine harte Bedeutung haben: »Viele Mitarbeiter sind Anfangs verunsichert. Sie befürchten eine steigende Arbeitsbelastung, den geforderten Leistungen nicht gerecht zu werden oder sich selbst um den Arbeitsplatz zu bringen – vor allem wenn sie den größten Teil ihres Berufslebens schon hinter sich gebracht haben.« Es komme darauf an, den Mitarbeitern diese oft gar nicht bewussten Ängste zu nehmen und sie zur aktiven Mitarbeit zu motivieren, bei der Einführung wie auch im täglichen Routinebetrieb. »Andernfalls ist es so, als würden Sie einen Porsche kaufen und dann nur im ersten Gang durch die Gegend fahren«.

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KEYfacts

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Verantwortung verpflichtet

Landkreis Bad Kissingen als Beispiel für vorausschauendes und professionelles Facility Management

KEYfacts Ausgabe 1/09

KEYfacts rund um CAFM, Facility Management und KeyLogic