KEYfacts Datenerfassung

Schwarze Löcher
Datenerfassung im Facility Management

Die Datenerfassung verschlingt viel Geld. Und viel zu oft verschwinden Teile des Budgets in schwarzen Löchern und Datenfriedhöfen. Deshalb kommt es darauf an, die richtigen Daten in der richtigen Struktur aufzunehmen. Kurz: Sie brauchen zuerst ein Datenkonzept. Warum? Weil Sie damit Zeit und Geld sparen.

Nach der GEFMA Marktübersicht »CAFM-Software« schluckt die Datenerfassung mit durchschnittlich 41 Prozent den Löwenanteil der Kosten einer CAFM-Einführung. Für uns Grund genug, dieses Phänomen einmal näher zu betrachten und den Prozess in einem Vorgehensmodell zusammenzufassen (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Eine effiziente Datenerfassung sollte bereits vor der Auswahl eines CAFM-Systems mit der Erstellung eines individuellen Datenkonzepts beginnen.

1. Datenerfassung richtig planen

Ein Kennzeichen schwarzer Löcher ist es, dass wir wenig über sie wissen. Deshalb haben wir diesen Bereich einmal ausgeleuchtet. Das Ergebnis: auch die Datenerfassung sollte einem klaren Ablauf folgen und sorgfältig geplant werden. Denn Budgets verschwinden vor allem dann in schwarzen Löchern, wenn ein Datenkonzept fehlt. Ein gutes Datenkonzept beantwortet deshalb die Frage: Welche Daten brauche ich wozu? Damit schützt es zweifach: vor der Erfassung überflüssiger Daten und vor einer später nicht handhabbaren Datenstruktur. Und wenn Sie Ihr Datenkonzept im Rahmen der Definition Ihrer FM-Ziele und -Prozesse erstellen, wird es überdies zu einem der Fundamente für die CAFM-Auswahl.

2. Hohe oder niedrige Datentiefe?

Vor allem in FM-Abteilungen, die noch ohne Datenbanken und etablierten Prozesse arbeiten oder die personell nur dünn besetzt sind, besteht die Gefahr, dass die Daten in unnötiger Tiefe erfasst werden. In diesen Fällen stellt sich oft erst im Laufe der Arbeit mit dem CAFM-System heraus, welche Daten unbedingt gebraucht werden, welche »nice to have« und welche schlicht überflüssig sind. Beispielsweise kann es vollkommen ausreichen, wenn der Gebäudemanager weiß, wo eine Lüftungsanlage steht und wie viele Brandschutzklappen zu ihr gehören. Einen günstigen Zeitpunkt, diese Daten detaillierter nachzupflegen, liefert dann die Wartung dieser Anlage. Anders sieht die Situation aus, wenn dem Unternehmen bereits große Datenmengen vorliegen. Dann können diese Daten aus Listen, Plänen oder Schemata übernommen werden. Über die Nummer des Anlagenkennzeichnungssystems lassen sich die Daten systematisch zuordnen und zahlreiche Bauteile identifizieren, beispielsweise für die bereits erwähnte Lüftungsanlage.

3. Was geben die Bestandsdaten her?

Die Bestandsdatenanalyse kann parallel zum CAFM-Auswahlprozess durchgeführt werden. Im Zentrum steht die Frage: Welche Daten liegen in welcher Form vor? Im Abgleich mit der eingesetzten CAFM-Lösung sehen Sie dann, welche Daten Sie direkt importieren können, wo Sie auf Importvorlagen zurückgreifen oder diese entwickeln müssen und welche Daten Sie neu erfassen müssen.

4. Wo liegt der Erfassungsbedarf?

Liegt die Bestandsdatenanalyse vor, so können Sie sich der nächsten Frage widmen: Welche Daten fehlen noch? Die Antwort ergibt sich aus einem Abgleich von Datenkonzept und Zielformulierung mit der Bestandsdatenanalyse. Fängt ein Unternehmen bei Null an oder wurden die Daten nicht, unvollständig oder fehlerhaft gepflegt, so bleibt dem Unternehmen nur, den kompletten Bestand neu zu erfassen. In den anderen Fällen verringert sich der Aufwand um die Ergänzung der bereits vorhandenen Daten.

5. Welche Datenerfassungstools eignen sich?

Jeder Handwerker weiß, dass eine Profiausrüstung für die effiziente Arbeit unabdingbar ist. Statt Raumgrößen mit dem Zollstock aufzunehmen, sollten besser Lasermessgeräte eingesetzt werden. Und statt alle Werte auf einem Blatt Papier zu notieren, das später dann in Excel übertragen wird um in einem weiteren Schritt in das System eingelesen zu werden, sollten besser professionelle Tools zur Anwendung kommen. Also: Wo kann ich welche Werkzeuge verwenden - und wo ist es ökonomischer, die Daten manuell zu erfassen? Ein hoch effizientes Werkzeug ist übrigens KeyData. Diese mobile Lösung beschleunigt die Erfassung deutlich, etwa durch Kopierfunktionen, die Integration von Barcode- Scannern oder durch einen Aufmaßrechner. Selbstverständlich können in KeyData alle gängigen DIN- und Objektkataloge hinterlegt werden. Neben einer Excel-Schnittstelle haben wir für KeyLogic eine Synchronisationsschnittstelle entwickelt.

6. Datenerfassung: Experts only?

Für die Datenerfassung gilt: Je rudimentärer die Tools und je ungenauer das Datenkonzept, desto mehr Know-how braucht der Erfasser. Nur er kann mit seinem Wissen unscharfe Vorgaben kompensieren. Aber auch der Umkehrschluss gilt: bei einem ausgereiften Konzept und Tools, die wie KeyData klare Datenstrukturen vorgeben, können die Daten durchaus auch von Studenten erfasst werden. Die Leitfrage: Ist mein Datenkonzept so klar und eindeutig, dass auch ein »Laie« die Erfassung vornehmen kann?

7. Treffen Sie Importvereinbarungen

Der Datenimport hängt sowohl von den eingesetzten Erfassungstools, als auch von der eingesetzten CAFM-Software ab. Dort, wo eine manuelle Erfassung der Daten notwendig oder sinnvoll ist, sollten Sie darauf achten, dass die Erfassungsbögen analog zu den Feldnamen der Datenbank gestaltet sind. Wo Excel-Listen zum Zuge kommen, sollten diese nach den Importvoraussetzungen des CAFM-Systems aufgebaut sein. Und im Idealfall steht Ihnen - wie mit KeyData - eine Synchronisationsschnittstelle zur Verfügung.

8. Langfristig entscheidet die Datenpflege

Im Tagesgeschäft entscheidet sich die Qualität des Datenkonzeptes: Habe ich tatsächlich alle Daten, die ich brauche? Und: Wer aktualisiert wann und wie welche Daten? Die Effizienz hängt auch hier vom Datenkonzept und den verwendeten Tools ab - bei der täglichen Arbeit mit dem CAFM und der Inventur.

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