CAFM-Implementierungen. Ein Vergleich.
Wer darüber grübelt, wie er seine CAFM-Einführung gestalten soll, tut gut daran, sich einfach durch andere erfolgreich verlaufende Implementierungen inspirieren zu lassen.
Wir haben für unsere Leser dazu
- die Stadtwerke Mainz AG,
- die Hauptniederlassung Mercedes-Benz München
der DaimlerChrysler AG, - die Niederösterreichische Bildungsgesellschaft m.b.H.
als Verwalter der Donau-Universität Krems, - die Norddeutsche Affinerie AG und
- den Flugplatzbetreiber Baden Airpark GmbH
herausgegriffen.
Anything goes
In der Implementierung ist alles möglich. Wichtig ist allerdings, dass bestehende und noch zu erfassende Daten unkompliziert und ohne Informationsverlust in das CAFM-System integriert werden können. Genauso wichtig ist jedoch auch ein Hersteller oder Dienstleister, der die Implementierung kompetent und flexibel gewährleisten kann.
Darauf sollten die Käufer von CAFM-Systemen genauso achten wie auf Features & Functions.
CAFM-Implementierungen im Vergleich
Stadtwerke Mainz AG
Die Stadtwerke Mainz haben im Februar 2006 KeyLogic eingeführt. Für sie stand bei der KeyLogic-Einführung die Transparenz der Kosten für den Betrieb, den Energieverbrauch und die Instandhaltung im Vordergrund. So können die Mainzer heute ein Anlagen- und Profitcenter-Controlling durchführen, das das Management der Stadtwerke bei seinen Entscheidungen unterstützt.
Bei den Stadtwerken Mainz lag die Herausforderung im Customizing. Ziel war ein optimiertes Anlagencontrolling mit einem Plan-Ist-Vergleich aller Instandhaltungsund Instandsetzungsmaßnahmen, das nur im Zusammenspiel mit SAP realisierbar war. Entsprechend hat das KeyLogic-Team eine Schnittstelle zu SAP PM/CS entwickelt, die die verschiedenen internen und externen Auftragstypen berücksichtigt. Durch eine SAP-Umstrukturierung bei den
Stadtwerken wurde das KeyLogic-Team allerdings kurzfristig gebeten, die ausgearbeitete Auftragsschnittstelle nicht mehr über PM/CS, sondern über den SAP-Netzplan zu realisieren. Mit einem nur geringen Mehraufwand hat der CAFM-Hersteller flexibel auf diese neue Anforderung reagiert.
Eine weitere, von den Stadtwerken Mainz geforderte Anbindung war die Schnittstelle zu Lotus Notes. Um diese Schnittstelle möglichst prozessdurchgängig zu realisieren, schlug das KeyLogic-Team den Stadtwerken vor, die Personendaten führend aus SAP HR zu holen, diese in KeyLogic abzugleichen und dann erst an Lotus Notes inklusive Mitarbeiterstandort weiterzureichen. Damit konnte eine redundante Datenpflege unterbunden werden. Auch die Personalabteilung profitiert nun von dieser Schnittstelle.
Der Projektumsetzungsplan bestand aus drei Stufen. Die erste Teilabnahme erfolgte im Mai 2006 nach Fertigstellung des Pilotprojekts, einer kompletten Abbildung von zwei Gebäuden. Die zweite Teilabnahme erfolgte im September 2006 mit der Aufnahme aller übrigen Gebäude und Liegenschaften und dem Start des Produktivbetriebs. Die dritte und letzte Abnahme erfolgte Mitte Dezember 2006 mit der Produktivsetzung beider SAP-Schnittstellen.
Bereits vor Beginn der Implementierung sicherten sich die Mainzer die Unterstützung von Professor Joachim Hohmann. Er war für die Erstellung des Pflichtenheftes verantwortlich und zudem Mitglied im Lenkungsausschuss. Auf seine Empfehlung stieß auch der Doktorand Asbjörn Gärtner zum Team der Stadtwerke hinzu und unterstützte die Mainzer vor Ort bei der Datenerfassung, die von den Stadtwerken parallel zum Tagesgeschäft selbst durchgeführt wurde.
Derzeit wird als Erweiterung des Systems eine Schnittstelle zu SAP CO getestet. Sie gibt Nutzungsänderungen, die in der internen Mietverrechnung in KeyLogic verwaltet werden, automatisiert an SAP weiter.
Hauptniederlassung Mercedes-Benz München der DaimlerChrysler AG
DaimlerChrysler wünschte für seine Hauptniederlassung Mercedes-Benz München den vollen Modulumfang: Integrierte Interaktion Datenbank/Grafik, Einbindung des technischen Gebäudedienstleisters M+W Zander für das Stör- und Auftragsmanagement einschließlich Wartung und Instandsetzungsmaßnahmen, Verwaltung der Versorgungsbereiche, Reinigungsmanagement mit Einbindung eines externen Reinigungsdienstleisters, Inventarverwaltung und -erfassung über Barcodescanning, Vertragsmanagement und Budgetkontrolle.
Auch bei DaimlerChrysler hat das KeyLogic-Team zunächst mit einem Pilotprojekt begonnen: Anhand eines Lackierzentrums konnte das KeyLogic-Team die Vollständigkeit der funktionalen Systemanforderungen und die Kompetenz in der Datenerhebung unter Beweis stellen und wurde anschließend mit der Implementierung betraut.
Die Implementierung von KeyLogic in der Hauptniederlassung Mercedes-Benz München weist eine Besonderheit auf, die in Zusammenhang mit dem Neubau der Niederlassung steht: Die Architekten und Planer wurden verpflichtet, ihre Datenlieferungen nach HOAI auf die Importvorgaben von KeyLogic abzustimmen. Ähnliche Vorgaben erhielt der parallel gesuchte Reinigungsdienstleister. Damit stellte das Autohaus sicher, dass die Daten der externen Dienstleister einfach und kostengünstig in das System übernommen werden können und gleichzeitig jederzeit im eigenen Hause verlustfrei zur Verfügung stehen.
DaimlerChrysler beauftragte und erhielt ein komplett befülltes System. Der Vorteil war, dass die Mitarbeiter sich ohne Zusatzbelastungen weiter um ihr Tagesgeschäft kümmern konnten. Die Erfassung von weiteren 16 Standorten erfolgt inzwischen über die Internen Dienste von Mercedes-Benz München selbst. Dabei schufen die Mercedes-Benz Mitarbeiter weitere Synergien, indem sie auch die Prüfmittelverwaltung in KeyLogic überwacht. Dazu werden die Prüf- und Messgeräte ihrerseits überprüft und die Messreihen im CAFM erfasst. KeyLogic erinnert darüber hinaus automatisch an den nächsten Prüfungstermin.
Facility Management Campus Krems
der NÖ Bildungsgesellschaft m.b.H. für Fachhochschul- und Universitätswesen
Bei der NÖ Bildungsgesellschaft m.b.H., Geschäftsbereich Facility Management Campus Krems, war die Auswahl des CAFM-Systems direkt mit der Implementierung verknüpft. Hier haben es die Verantwortlichen gemeinsam mit dem Beraterteam Hermann Hofstetter von FM und Beratung und Harald Steinberger von der immovement Immobilien- und Facility Management-Consulting GmbH zur Voraussetzungfür den Zuschlag gemacht, dass die vorhandenen Daten auf einfachem Wege in das System eingepflegt werden können. Zusätzlich sollte die Lösung offen für gezieltes Customizing sein, um die Anwendung an die Prozesse und Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Der Geschäftsbereich FM startete klassisch. Anlass war der Neubau mehrerer Campus-Gebäude. Workshops zur Datenintegration und zum Customizing dienten der zielgerichteten Definition der erforderlichen Funktionalitäten, Prozesse und Auswertungen. Zu ihnen zählen das Flächenmanagement samt grafischer Visualisierung, das technische Anlagenmanagement mit einer Schnittstelle zur GLT, das Auftragsmanagement sowie das Kostenmanagement mit Budgetierung und Eingangsrechnungserfassung. Kostensrelevante Daten werden dabei über eine Schnittstelle der Buchhaltung zur Verfügung gestellt, um die Lieferanten- und Betriebskosten abzurechnen. Ergebnis der ersten Phase war die Umsetzung des Pflichtenhefts durch Customizing und Konfiguration von KeyLogic.
Die zweite Phase begann bereits parallel zur ersten. In ihr wurden und werden von Anfang an die vorhandenen Daten aller Gebäude - mit Projektunterstützung durch das KeyLogic-Team - vom FM-Team Campus Krems in das System eingepflegt. In der zweiten Phase wurden zudem die Daten eines sanierten Altbaus, der parallel zur ersten Implementierungsphase umgebaut wurde, eingepflegt und das Raumbuch sowie das technische Anlagenmanagement aktualisiert. Die Betriebskostenabrechnung 2006 fiel ebenfalls in dieser Phase an. Während der gesamten zweiten Phase stand dem FM-Team Campus Krems ein KeyLogic-Mitarbeiter der österreichischen Niederlassung für die Datenbearbeitung und -integration vor Ort zur Verfügung.
Norddeutsche Affinerie AG
Die Norddeutsche Affinerie AG ist einer der wenigen Großkunden, die ohne Berater in die Software-Auswahl gegangen sind. Zugleich hat der größte Kupferhersteller Europas ein kombiniertes Miet-Kaufmodell mit KeyLogic vereinbart: In den ersten sechs Monaten wird die Software gemietet. Dann entscheidet die Norddeutsche Affinerie, ob sie das System weiter nutzen will. Ist dies der Fall, dann rechnet KeyLogic den Mietpreis komplett an den Kaufpreis an.
Die Affinerie nutzt die ersten sechs Monate, um die Funktionalitäten von KeyLogic anhand eines Pilotprojekts zu testen. Besonders wichtig ist der Affinerie, alle relevanten Gebäudedaten möglichst schnell und ausschließlich mit eigenen Kräften in der KeyLogic-Datenbank zu erfassen. Kein einfaches Unterfangen, denn die Kupferfabrik hat mit ihren Verwaltungsgebäuden, Produktions- und Lagerhallen, Elektrolyseanlagen und der Hafenanlage die Dimension einer kleinen Stadt. Um die Herkulesaufgabe zu bewältigen, gibt das Hamburger Unternehmen seinen Mitarbeitern mit KeyData ein leistungsfähiges Erfassungswerkzeug an die Hand. Mit ihm erfassen die verschiedenen technischen Abteilungen wie beispielsweise Gebäudemanagement, Werksfeuerwehr oder Werkschutz Gebäude und Anlagen und überspielen diese Daten über eine Synchronisationsschnittstelle nach KeyLogic.
Der Kupferhersteller suchte eine CAFMLösung vor allem für sein infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement. Neben den Funktionalitäten, die genau die Erwartungen der Affinerie trafen, war auch die an Windows angelehnte Oberfläche ein Entscheidungskriterium. Da die KeyLogic-Einführung durch die Facility Management-Abteilung initiiert worden war, wurde die SAP-Schnittstelle erst später spezifiziert. Auch bei der Affinerie duldet die IT-Abteilung weder Insellösungen noch eine redundante Datenhaltung. Die Schnittstellen zu den Modulen PM/CS, CO, MM und dem Records Management werden derzeit ausgearbeitet.
Baden Airpark GmbH
Die Baden Airpark GmbH, ein ehemaliges kanadisches Militärgelände mit Flugplatz und Gewerbeflächen, nimmt unter den deutschen Flughäfen mit täglich bis 4.000 Passagieren und etwa 30 Flugbewegungen den 18. Platz ein. Für das Flächenmanagement war bereits ein CAFM im Einsatz. Nun sollten allerdings auch die technischen Anlagen und die Gewerbeflächen in das System integriert werden. Dies hätte eine kundenspezifische Erweiterung der bestehenden Anwendung notwendig gemacht, die einer kostenintensiven Individuallösung gleichgekommen wäre.
Der Baden Airpark entschloss sich daher, das bestehende System durch ein Standardsystem abzulösen, das dem erforderlichen Funktionsumfang ohne zusätzliches Customizing genügt. Die Wahl fiel auf KeyLogic, nicht nur weil KeyLogic alle Anforderungen der Flughafengesellschaft abdeckt, sondern auch, weil alle vorhandenen alphanumerischen und grafischen Daten mit geringem Umfang verlustfrei übernommen werden konnten.
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KEYfacts
KEYfacts CAFM-Einführung
CAFM-Implementierungen. Ein Vergleich.
Dieser Artikel wurde in Ausgabe 01/07 veröffentlicht
KEYfacts rund um CAFM, Facility Management und KeyLogic
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