KEYfacts Facility Management

Kostenplanung mit dem Boomerang

Das klassische Controlling in der Errichtung und im Erhalt einer Immobilie birgt ein Paradox. Es soll die Kosten senken, führt aber in der Praxis zu steigenden Kosten. Deshalb werden unter den Begriffen »Lebenszyklus« oder »Life Cycle Cost Management« seit einiger Zeit neue Ansätze diskutiert. In den Alltag angekommen sind sie noch nicht.

Der Fall ist typisch. Das Bürogebäude war ausgeschrieben und ein Architekt hatte nach einem Aufsehen erregenden Wettbewerb den Zuschlag erhalten. Mit spitzer Feder wurden die Baukosten optimiert und das Gebäude errichtet. Schließlich wollte man ja sorgsam mit dem Geld umgehen - und das eigene Budget schonen. Doch für den Investor kamen die Kosten wie ein Boomerang zurück: Die Betriebskosten übertrafen die Erwartungen bei weitem. Die Rendite schmolz dahin wie Eis in der Sonne.

Nur in seltenen Ausnahmen, wie etwa dem Frischezentrum Frankfurt, werden die Betriebskosten bereits in der Planungsphase berücksichtigt. Die Vernachlässigung der Betriebskostenanalyse greift jedoch wesentlich zu kurz, wie Rudolf Brendel, Geschäftsführer BFM, meint: »Einen strategischen Einfluss auf die Betriebskosten haben wir nur in der Gebäudeplanung. Später können die Kosten nur noch über den Einkauf oder die Prozesse optimiert werden.«

Lebenszykluskosten mit und ohne FM-optimierter Planung

Dies bestätigt auch Alexander Redlein, Professor im Institut für interdisziplinäres Bauprozessmanagement an der TU Wien. Seine Untersuchungen führen immer wieder zu den gleichen Ergebnissen: Eine lebenszyklusorientierte Planung führt zwar in der Planungsphase zu höheren Kosten, ist aber auf lange Sicht deutlich kostengünstiger. Die höheren Planungskosten amortisieren sich bereits nach zwei bis drei Jahren.

Eine wesentliche Einflussgröße für die Betriebskostenoptimierung liegt vor allem bei der Auswahl der Materialien. Am Beispiel der Fassade lässt sich dies besonders gut verdeutlichen. So erfreuen sich derzeit Glasfassaden einer großen Beliebtheit. Und werfen viele Fragen auf. Dabei sind die Energiekosten, die von den Investoren inzwischen vereinzelt in Betracht gezogen werden, nur ein Part.

Eine weitere Frage, zu deren Beantwortung der Facility Manager hinzugezogen werden müsste, betrifft etwa die Reinigung der Fassade. Sollen selbstreinigende Fassaden verwendet werden? Werden die reduzierten Reinigungskosten die erhöhten Investitionen kompensieren? Oder empfehlen sich eher eine Fassadenbefahranlage, zu öffnende Fenster, Putzbalkone oder Hubsteiger? Weitere Fragen, die bereits in der Planung mit dem Facility Manager geklärt werden sollten, sind etwa die Haltbarkeit der verwendeten Fenster und die Entsorgung nach einer Sanierung oder einem Abriss.

Ein weiterer wichtiger Themenkomplex ist die Nutzung der Flächen. Die wirtschaftliche Dynamik führt immer häufiger zu einer Umnutzung und erfordert zugleich eine größere Flexibilität. Ein Beispiel ist die Reuters AG. Der innovative Informationsdienstleister hatte in den vergangenen Jahren aufgrund der technologisch rasanten Entwicklung häufiger Standorte verlegt oder geschlossen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Architekten und Facility Manager gemeinsam an der Planung der Objekte beteiligt sind. Kosten- oder renditeorientierte Lösungen müssen sowohl ästhetisch als auch betriebswirtschaftlich überzeugen. Dem Facility Manager kommt dabei die Aufgabe zu, immer wieder unterschiedliche Material-, Nutzungs- und Betriebsszenarien durchzuspielen und die Ergebnisse mit den Investoren und Architekten zu diskutieren.

Ohne ein leistungsfähiges CAFM-System ist es allerdings illusorisch, zu aussagefähigen Ergebnissen zu gelangen. Deshalb hat das Frischezentrum Frankfurt die CAFM-Software KeyLogic bereits in der Planungsphase eingesetzt. Resultat war ein mit dem FM-Anwenderpreis ausgezeichnetes Betriebskonzept.

Mit KeyLogic können unterschiedliche Kosten-Nutzen-Szenarien durchgespielt werden. Sinnvoller Weise werden auch die dazu notwendigen Ausschreibungen über KeyLogic abgewickelt, da so alle Daten im System zur Verfügung stehen. Plandaten wie Raumnummer, Netto-/Bruttofläche usw. können aus CAD-Grundrissplänen heraus direkt in KeyLogic importiert und gespeichert werden. KeyLogic generiert aus Vektordaten ein bidirektionales Gebäudemodell und ein Raumbuch, so dass Flächendaten automatisch in die Datenbank eingelesen werden.

Durch die frühzeitige Berücksichtigung der Betriebskosten lassen sich Prozesse erheblich optimieren und Kosten langfristig senken. Eine Bauplanung jedoch, die nur die Erstellungs-, aber nicht die Betriebskosten berücksichtigt, wird zum Boomerang. Der »große Wurf« kommt garantiert zurück. Der Aufprall kann schmerzhaft sein.

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