KEYfacts Reinigungsmanagement

Was kostet Sauberkeit?

Reinigungskosten und -qualität genau ermitteln

Jahrelang wurden Fensterfassaden und Innenböden eines Verwaltungsgebäudes gereinigt, die es zwar im Vertrag, aber nicht in der Realität gab. Erst eine Bestandsaufnahme im Rahmen der Einführung von KeyLogic brachte die Differenzen ans Tageslicht.

Das Beispiel ist allenfalls die Spitze eines Eisberges. Denn stimmen die Flächen nicht, ist jede Kalkulation und jeder Benchmark nur noch Makulatur. Aber auch eine genaue Qualitätsdefinition der Reinigungsleistung ist noch längst nicht selbstverständlich, von der Qualitätssicherung ganz abgesehen.

Die effiziente Reinigung von Gebäuden hängt zunächst von der zu reinigenden Fläche ab. Diese kann beispielsweise aus der CAD direkt ausgelesen und in die FM-Anwendung übernommen werden.

Der Zeitaufwand hängt, neben der Fläche, von der für die Reinigung zu erbringenden Leistungen ab. Entsprechend müssen Leistungsverzeichnisse individuell gestaltet und in der Software eins zu eins abgebildet werden. Umgekehrt sollte es möglich sein, durch eine Datenanalyse in der Facility Management-Software den notwendigen Leistungsumfang zu definieren und als Grundlage für Ausschreibungen zu verwenden.

Die Basis für eine effektive Ausschreibung sowie auch für ein internes Benchmarking ist die Einteilung der Räume in Raumgruppen. Diesen Raumgruppen werden dann die erforderlichen Reinigungsintervalle, die Quadratmeter-Leistungen je Stunde und der jeweilige Stundenverrechnungssatz zugeordnet. Auf dieser Grundlage können unterschiedlichste Kostenmodelle unkompliziert durchgerechnet werden. Anschließend kann die Entscheidung für die individuell günstigste Variante getroffen werden.

Für Qualitätskontrolle ist die Festlegung von Service-Levels notwendig. Mit ihnen wird die erlaubte Fehlerquote festgelegt. Dazu kann auf die Vorgaben der Gebäudereiniger-Innung zurückgegriffen werden. Die Service-Levels werden dann den Raumgruppen zugeordnet. Repräsentative Räume erfordern einen höheren Service-Level als etwa Archive oder Büros ohne Kundenkontakt.

KeyLogic legt für die Prüfung der Reinigungsleistung Räume per Zufallsgenerator fest. Die Qualitätssicherung selbst kann dann vom Dienstleister, vom Auftraggeber oder von beiden gemeinsam durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden anschließend in das System eingetragen und automatisch für alle Räume der jeweiligen Raumgruppen hochgerechnet. Aus diesen Werten wird die Abweichung vom definierten Qualitätslevel ermittelt. Der Auftraggeber erhält damit einen Überblick über das Qualitätsniveau der Reinigungsleistungen. Wird das Qualitätsniveau unterschritten, kann dies zu einer vertraglich festgelegten Minderzahlung führen.

Alle Ergebnisse sollten zudem in einer Historie abgelegt werden. Damit erhält der Auftraggeber nicht nur einen Überblick über die aktuelle Qualität, sondern kann auch ihre Entwicklung nachvollziehen. Zugleich wird ein Kosten- und Qualitätsvergleich zwischen unterschiedlichen Reinigungsfirmen oder zwischen Regionen, Liegenschaften und Gebäuden möglich. Zwei wesentliche Ergebnisse lassen sich so für den Auftraggeber erzielen: er schafft eine eindeutige Abrechnungsgrundlage für alle Beteiligten. Und er ist in der Lage, die Reinigungsleistungen deutlich zu optimieren.

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